データベースの利用者は、検索要求の検索語を入力し、何かの結果（出力）を返してもらいます。端末、通常はパソコン、の画面で見ますが、その情報は一過性です。この情報を、メモ的に紙に写しておく手段も必要です。この表示区別を、前者をソフトコピー(soft copy)、後者をハードコピー(hard copy)と言い分けます。多くのソフトウエアは、プリンタに転送するツールを持っています。しかし、プリントは、ハードウエアであるプリンタと、その制御にOSの機能が関係します。プリントの作成はユーザ側のプリンタを使います。自宅でパソコンを使う個人ユーザは、プリンタを持っていないこともあります。企業では、部局単位でプリンタを共用します。しかし、テキスト形式のデータで出力する機能は、必ずしも持ってはいません。例えばインターネットエクスプローラは、主に、モニタ画面上で見るだけのツールです。プリント機能はありますが、テキスト形式でデータをファイルに書き出すことは考えにありません。何かのデータベースのサービスをしているサービス元（サーバー）は、検索結果をHTML形式にして送信する方法を採ります。マイクロソフト社のActive X、またソフト名としてASP(Active Server Page)を見るようになりました。これは、ウエブページを動的に作成するソフトウエア技術です。これらを利用する環境は、データベースのサーバー側ですので、一般ユーザからは距離のあるソフトウエアです。保存に使える、書式の整った、また送信先で内容を変更しては困るセキュリティを持たせるデータには、PDFファイル形式を使い、メールの添付資料として別に通信します。個人の場合には、そのデータファイルをUSBメモリなどに入れて、街中の印刷屋さんに持ち込めば、製本サービスまでしてくれるようになりました。
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