狭い意義でのデータベースは、書物の要点をまとめた情報、個別の目録内容や文献情報、とかく問題になる個人情報など、つまり二次資料を単に集めたものを言います。コンピュータ化が進む以前は、データベース的に検索する作業に、図書カードを使いました。本体（一次資料）の所在情報が分かればよいとします。どのような蔵書があるかを探す手立てに、図書館ごとに図書カードが準備されてきました。カードは、差し替えが簡単にできますので、蔵書が追加されても、アルファベット順または50音順のカード並びの変更が簡単にできます。印刷した蔵書目録は、特別な、追加の無い書物の集合を紹介するときに作成します。登録された蔵書は、廃棄を考えません。新聞、雑誌、パンフレットなどは、保存に向く設備があるか、書物なみの体裁にしなければ、ある期間の公開展示が済めば廃棄します。これ以外、レコードやテープなどの新しい形式の資料は、取り扱い規則がなければ、業務に組み込むことができません。定型的な運営をする場合には、弾力的な対応ができません。こちらは、研究者、個人、民間の機関などが、いわば、私的なボランティア活動で支えることでバランスが取られてきました。
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