ワードプロセッサは、文書を印刷させることを目的にした文字処理用プログラムですので、用紙寸法・余白・活字寸法・字詰めを決めて作業します。しかし、文書を印刷するまでもなく、モニタ上で読む目的で利用することが増えてきました。これをソフトコピーと言います。実質的に中身の文章を扱う文書の典型がE-mailです。通常は、書式情報を含まないテキストデータで送受信します。一方、インターネットで書類を閲覧する場合、書式データを含めて送受信されます。これがHTML文書です。レーザプリンタを使う場合にはモノクロ印刷ですが、モニタ上で読む場合にはカラーやグラフィックスを使い分けた綺麗な体裁ができるようになりました。もともと、印刷仕上がりと相似にモニタで文書を観察するWYSIWYGの場合、プリンタとモニタとでは装置が全く別ですので、文字の表示方法が異なります。文字はドットの並びの図形ですが、プリンタとモニタとではドットの密度が異なりますので、同じ文字であってもフォントのデータは別々です。したがって、モニタで見た書類の体裁と、印刷時の体裁とでは、一般に相似になりません。