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ワープロであるWordの作業画面は、原則として印刷するデータを扱います。エクセルでは、作業画面を閲覧だけで済ますこともしますし、印刷の場合も、印刷範囲を限定することができます。第三者に閲覧利用を許すとき、見て欲しくない列のセル枠をドラッグして、幅を折りたたむようにして画面に表示させないようにできます。この場合、第三者側で、元の並びが再現できないような保護も必要です。上の項で説明したエクセルのデモ版ファイルは、印刷領域以外の作業領域も閲覧できます。公式のレポートとしたいときは、現状ではPDF形式のファイルに落とす方法が便利になりました。PDFファイルから印刷したハードコピーを、配布に使います。このとき、PDFファイルそのままを相手側に渡し、相手側は必要部数だけの印刷利用ができます。しかし、相手側は、必ずしもパソコンの利用ができない環境のこともあります。エクセルの印刷関係の機能は非常に微妙な調整を必要とします。セルの横幅寸法が表示したい文字列長さよりも短いと、#記号が表示され、予定した正しい印刷ができません。面倒でも全体を通して目で検査しなければなりません。モニタの画面では正常に表記されていても、用紙上ではエラーが出ることがありますし、改行位置が狂うことがあります。印刷プレビューで確認することを勧めます。 |