データベース用ファイルの物理的構造は特殊です。このデータ入力を１から始めるファイル作成機能はACCESSの基本です。他の方法で作成されたデータからACCESS用に変換して取り込むこと（インポート）が、実際の作業では多くなります。特に、EXCELで作成したファイルからの追加処理が便利です。このとき、データベースの扱いに適するようなデータの並べ替えや、細かな修正が必要です。このためには、さらに遡って、データベースとしてのレコード単位の構造を設計しておかなければなりません。EXCELでデータを作成するとき、考え付くあらゆる項目を列の要素とし、データ単位を行とした表（EXCELの用語ではワークシート）を作ります。このままのスタイルで、ACCESS用の表（ACCESSの用語ではテーブル）に転用するのが最も単純な考え方です。表の項目は、ユーザ側で決めますが、このとき、見出しの名前・項目ごとの名前の扱い・集合名詞・普通名詞・固有名詞などの区別、階層的な繋がりを意識しなければなりません。特定の語をキーワードとして決めておき、キーワード間について分類と階層関係も決めておきます。これはシソーラスの考え方です。ファイルを作成しただけの段階では、ファイルの一覧が見られるだけの使い方しかできません。検索機能もありません。
2010.9 橋梁＆都市PROJECT |