- 計算書作成に使うEXCELのモニタ画面は、簡単な線図を作図する便宜も考えて、全体が等幅の方眼状になるようにセル寸法を区切ります。A4用紙幅から左右の余白を引いた印刷幅169mmを33等分すると、列幅設定が2.05になります。EXCELのデフォルトの列幅は8.38です。単位基準は、半角文字数です。数字を表記するときは、所要文字数が入るようにセルを繋ぎます。
- 罫線やアンダーラインは、文字を部分的に隠しますので、文字位置(alignment)を中央に置くようにします。デフォルトの文字フォント11ポイントをそのまま使うと、一行高さは13.5ポイントが設定されます。
- 上下の余白を除くと、１ページは約60行入ります。ただし、上付きまたは下付き文字を使うと字形が部分的に隠されることがあります。原稿完成時点でセルの書式設定で行の高さの自動調整をかけます。これをすると、自動改行位置がズレますので、印刷プレビューで確認する必要があります。
- 計算書は数字の表記が多いので、文字フォントは、原則としてゴシック系の等幅フォントを使います。等幅フォントでは、スペースも文字幅と同じ設定ですので、複数行のデータ並びで、縦方向の文字位置を揃えることができます。数字幅と小数点とが同じ幅になりますので、数字表記も見易くなります。
- 等幅でないフォントをプロポーショナルフォントと言います。例えば、フォント名で、ＭＳゴシックとＭＳＰゴシックの区別がありますが、Ｐの付かないものが等幅フォントです。ＭＳゴシックは全角日本語と半角英語の両方が使えます。ただし、半角の英字だけを使う場合の等幅フォントはCourierを指定します。
- 標準の11ポイントの等幅フォントを使うと、一ページの横幅に、半角で約80文字、全角で40文字入ります。行高さは、文字ポイント数が11の場合には13.5が自動的に設定されます。これは、罫線やアンダーライン分の線の太さ考慮するためです。
- 計算書は、数字や文字位置が縦に揃うような表形式のスタイルが多く採用されます。等幅フォントは、全角１字幅が半角２字幅ですので、印刷文字の行方向の位置を細かく指定することができます。ただし、日本語と英語とで別フォントを混用すると寸法幅が整合しません。EXCELでは、表枠の表示がセル単位でできる便利さも利用できます。セルの領域内で、文字位置(alignment)を上下左右ともに中央にしておくと、体裁が良く見えます。数値で小数点位置を縦に揃える場合には、数値の書式設定（フォーマット）と共に、セル内を右揃えにします。実際の印刷仕上がりは、モニタで見た上で、最終的にはハードコピーで確認します。なお、EXCEL本体に使っている文字フォントは、システム内臓のシステムフォントです。数式バーに表示される文字スタイルは、ユーザが指定するフォントではありません。
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