エクセルを、印刷原稿の作成を目的とする使い方をするときは、用紙の寸法と、そこに印刷される領域の寸法との相対的な関係、つまり、用紙の上下左右の空白寸法を最初に決めます。これは、印刷領域の寸法を決めることであって、この場所がエクセルをWYSIWYG（what you see is what you get;見たままの寸法で印刷ができる）の環境で使うときの対象です。この設定方法を説明します。
- 用紙上の印刷範囲の設定は、外部のハードウエアであるプリンタへの余白の設定で、間接的に指示されます。まず、EXCELの初期画面を開いた状態から始めます。どこでも良いのですが、EXCELの作業領域の或る範囲を選択しておいて、メニューから、「ファイル→印刷範囲→印刷範囲の設定→余白」と進みます。筆者は、A4用紙を縦位置に使うとして、左右と上をそれぞれ20mm、下側はページ番号が入ることを見て25mmとしています。
- 次に、「表示→改ページプレビュー」とします。作業画面のデザインが変って、図２に示したような、印刷範囲が白抜きで、残りが灰色の画面になります。印刷枠線をマウスでドラッグすると、印刷範囲を変えることができます。横幅を広くすると、ある幅のところで縦の点線が現れますので、印刷範囲の枠線をそこに合わせます。これを越えて白抜き範囲があると、用紙を変えた印刷領域になります。横幅を狭くすると、印刷用紙の右側は、設定寸法よりも大きめの余白になります。印刷枠線を下側に広げると、ページの切れ目を表す横の点線が現れます。これを見て、ページの縦方向の原稿配置を工夫します。
- ここまでの段階で、EXCELの作業画面は約60%の縮小表示になっていますので、WYSIWYGの作業のため、画面の表示尺度を100%にします。
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